Ihre Aufgaben

Die Stelle umfasst folgende Tätigkeiten als Sekretärin im Umfeld der Luftfahrt (m/w/divers):

  • Termine mit Geschäftspartnern abstimmen und festlegen
  • Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, ggf. Verfolgen von Aktivitäten. Sicherstellen, dass alle Ressourcen für die Termine verfügbar sind
  • Erstellen von Unterlagen für Präsentationen, Vorträge usw. 
  • Führen von Korrespondenz, Telefonaten (selektive Bearbeitung) und Konversation auch in einer Fremdsprache
  • Kalenderpflege sowie sichten, priorisieren und bearbeiten des E-Mail-Postfachs des Senior-Managements
  • Erfassen von Geschäftsvorgängen. Beschaffen von Informationen und Erteilen von Auskünften von/gegenüber Behörden, Banken, Instituten sowie anderen Standorten
  • Sicherstellung der Kommunikation zwischen Geschäftsführung und Management
  • Kommunikation mit externen Partnern, Kunden, Dritten (z.B. Behörden) auf hoher Ebene.
  • Betreuung hochrangiger Konzernvertreter vor Ort
  • Koordinierend an Aufgaben des Bereiches im Auftrag des Vorgesetzten mitwirken und Zuarbeit der entsprechenden Stellen sowohl extern/intern veranlassen. Regelmäßig Reports nach Rücksprache mit der Führungskraft zur Verfügung stellen
  • Planen, organisieren und unterstützen von größeren Veranstaltungen, ggf. unter Einbeziehung externer Stellen, inkl. entsprechender Vor- und Nachbereitung

Folgende Voraussetzungen bringen Sie mit

  • Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, z.B. als Kauffrau für Bürokommunikation, Industriekauffrau, Kauffrau im Groß- und Außenhandel, oder vergleichbare Kenntnisse und Qualifikationen für das Aufgabenfeld der Sekretärin (m/w/divers)
  • Aktuelle und mehrjährige Berufserfahrung als Sekretärin (m/w/divers)
  • Sehr guter Umgang mit MS Outlook, MS Office, gerne auch Webex
  • Kenntnisse im Reiseportal Coupa von Vorteil
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift 
  • Sehr gute Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten

Was wir Ihnen bieten

  • Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit allen tariflich fest vereinbarten Regelungen
  • Zahlung von Zuschlägen und Sonderprämien
  • Freizeitausgleich für geleistete Überstunden
  • Bis zu 30 Tage Urlaub
  • Kontinuierliche Weiterbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten
  • Intensive Mitarbeiterbetreuung

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